Beispiel einer tabellarischen Übersicht:

Bei der Terminplanung werden zwei Ansätze unterschieden, die abhängig von dem Inhalt des Projektauftrages zu beachten sind

1. Progressive Terminierung (Vorwärts Terminierung)

Bei diesem Ansatz wird, ausgehend vom Projektstarttermin, vorwärts in die Zukunft terminiert. Jeder Vorgang (Arbeitspaket) beginnt so früh wie möglich. Als Ergebnis der progressiven Terminierung erhält man den frühest möglichen Endtermin des Projekts. Ein Vorteil der Vorwärts Terminierung ist, das einzelne Vorgänge im Rahmen ihrer Pufferzeit in die Zukunft verschoben werden können, ohne den Endtermin des Projekts zu gefährden.

2. Retrograde Terminierung (Rückwärts Terminierung)

Bei diesem Ansatz wird, ausgehend vom Projektendtermin, rückwärts in die Gegenwart gerechnet. Jeder Vorgang beginnt so spät wie möglich. Als Ergebnis der retrograden Terminierung erhält man den spätest möglichen Anfangstermin des Projekts. Die Rückwärts Terminierung wird in der Praxis häufiger angewendet, da der Endtermin eines Projekts oft vom Management vorgegeben wird. Von diese Termin wird dann rückwärts in die Gegenwart gerechnet. Bei dieser Rechnung kommt es nicht selten vor, das der Projektstarttermin in der Vergangenheit liegen müsste. Nun sind entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Zum Beispiel kann die Anzahl der Projektmitarbeiter erhöht werden oder der Zeitbedarf einzelner Vorgänge wird geprüft und wenn möglich gekürzt. Auch eine parallele Abarbeitung der Vorgänge kann die Projekt-Durchlaufzeit verkürzen. Ein Nachteil der retrograden Terminierung ist, das die Vorgänge nicht mehr weiter in die Zukunft geschoben werden können, das sie bereits zum spätest möglichen Starttermin geplant sind.

Um eine Terminplanung durchführen zu können sind folgende Informationen als Basis der Planung von Nöten:

1. Katalog aller Vorgänge

Ein Vorgang ist ein Zeit erforderndes Geschehen mit festgelegtem Beginn und Ende. Ein Vorgang besitzt somit immer eine Zeitliche Ausdehnung. Dieser Katalog muss alle zu berücksichtigende Vorgänge des Projektes oder Teilprojektes beinhalten. Diese Information stellt der Projektstrukturplan bereit.

2. Abhängigkeitsstruktur der Vorgänge

Jeder Vorgang eines Projektes ist abhängig von anderen Vorgängern oder ist selber Voraussetzung anderer Vorgänge. Diese Informationen sind im Projektablaufplan enthalten.

3. Zeitbedarf für jeden Vorgang

Die wahrscheinliche Bearbeitungsdauer eines jeden Vorgangs. Durch die Planung des Zeitaufwandes wurden der Zeitbedarf eines jeden Vorgangs ermittelt.

Im Rahmen der Kapazitätsplanung erfolgt:

• eine Personalplanung und -zuordnung
• die Bereitstellung von Räumlichkeiten
• die Ausstattung der Arbeitsplätze mit Hard- und Software.

Primäres Ziel ist die namentliche und quantitative Zuordnung der Ressourcen, während im zweiten Schritt die Harmonisierung der Ressourcen erfolgt. Dies bedeutet das die Mitarbeiter im Projektverlauf so eingesetzt werden, das Personal-Engpässe eben sowenig entstehen wie Leerlaufzeiten des Personals.

Zunächst sollte der tatsächliche Bedarf an Personal im Projektverlauf festgestellt werden. Die Grundlage dafür bietet der Projektablaufplan.

Beispiel einer Darstellung von Mehr- und Mindestbedarf:

Die Übersicht von Mehr- und Mindestbedarf bietet den Vorteil, dass frühzeitig mögliche Personal-Engpässe sowie Leerlaufzeiten erkannt werden können. In der Beispieldarstellung kann man erkennen das es in der KW02 zu einem Leerlauf , und in KW04 zu einem Engpass einer Person kommen könnte. Dieses herangehen erlaubt es bereits in einer frühen Projektphase Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die identifizierten Engpässe oder Leerlaufzeiten sollten mittels der Terminplanung abgeglichen werden, denn Leerlaufzeiten schaden der Motivation der Mitarbeiter und Engpässe gefährden den Endtermin des Projekts. Nur im äußersten Notfall sollte der Projektablaufplan verändert werden. Abreiten die eigentlich parallel abgearbeitet werden sollten könnten auch seriell abgearbeitet werden. Dies gefährdet aber mit hoher Wahrscheinlichkeit den Endtermin des Projekts.

Zur Kapazitätsplanung gehört auch das Beschaffen von Räumlichkeiten und die angemessene Ausstattung der Arbeitsplätze für alle zugeordneten Personen des Projekts. Als Ergebnis der Kapazitätsplanung liegt eine Übersicht aller zur Abarbeitung des Projekts nötigen Kapazitäten zu geplanten Terminen während der Projektlaufzeit vor.

“Eine Aufwandsschätzung ist vielfach die optimistische Vorhersage, deren Eintrittswahrscheinlichkeit größer null ist.” [Zitat: Tom de Marco]

Die Planung des Zeitaufwandes in der Projektplanung ist eines der schwierigsten Aufgaben, denn es muss in einer sehr frühen Projektphase eine Schätzung der Bearbeitungszeiten vorgenommen werden, oft ohne das Details der eigentlichen Aufgabe bekannt sind. Häufig wird der Zeitliche Aufwand unterschätzt da die Aufgaben zu ungenau beschrieben sind oder die Reibungsverluste durch Kommunikation, Abstimmung und Koordination nicht berücksichtigt werden.

Von einem Projektkoordinator wird erwartet, das er mit seiner zeitlichen Abschätzung des Aufwandes eine Punktlandung hinlegt. Die praktische Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass dem häufig nicht so ist. Der Projektkoordinator sollte seinem Auftraggeber immer deutlich machen, dass die in einem frühen Stadium abgegebenen Zeitaufwendung nicht absolut verbindlich sind. Die Aufwandsschätzung ist während der Projektrealisierung ständig zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen.

Eine Schätzung des Zeitaufwandes sollte immer von Experten vorgenommen werden:

1. Expertenschätzung durch eine Person

Bei dieser Variante gibt ein Projektmitarbeiter oder der Projektleiter, aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung, eine Aufwandsschätzung ab. Diese Schätzung ist die einfachste und billigste Variante. Der Nachteil dieser Variante ist, dass die Qualität der Schätzung alleine von einer Person, ihrem Know-how und etwas Glück anhängt. Sie führt nicht selten zu massiven Fehleinschätzungen.

2. Delphi-Befragung

Bei der Delphi-Befragung handelt es sich um eine Form der Mehrfachbefragung. In zwei oder mehr Fragerunden werden mehrere Experten gebeten Ihre Aufwandsschätzung und Begründung schriftlich und anonym abzugeben. Somit nähert man sich einem Zeitlichen Aufwand. Der Vorteil dieser Variante ist das man mehrere Expertenmeinungen einholt und das durch die Anonymität der Befragten kein Gruppenzwang entsteht oder sich eine Dominate Person durchsetzen kann. Ein Nachteil ist der größere Zeitaufwand, der gerade bei kleinen Projekten gerechtfertigt werden muss. Die ergibt sich aus der aktuellen Projektsituation.

3. Expertenschätzung durch mehrere Personen (Schätzklausur)

Wie in der Delphi-Befragung werden mehrere Experten gebeten Ihre Aufwandsschätzung und Begründung schriftlich abzugeben. Diese Informationen werden dann in der Gruppe geteilt und jeder Experte hat dann die Möglichkeit seine Aufwandsschätzung noch einmal zu überdenken und gegebenenfalls zu korrigieren. Dies geschieht solange bis man zu einem einheitlichen Schätzergebnis kommt. Diese Variante wird auch als Schätzklausur bezeichnet. Der Vorteil dieser Variante ist ein qualifiziertes Schätzergebnis, da es mehrfach mit verschiedenen Experten abgestimmt worden ist. Ein Nachteil kann sein das bei der  Diskussion der Experten die dominantere Person seine Argumente durchsetzt, diese aber nicht unbedingt die richtigen sein müssen. Da im Gegensatz zur Einzelschätzung mehrere Personen beteiligt sind, ist diese Variante meist genauer.

Die Schwierigkeit den Projektaufwand zu schätzen hat zur Entwicklung unterschiedlichster Schätzmethoden geführt. Allerdings kann keine von Ihnen im Ergebnis voll befriedigen. In der Praxis hat sich gezeigt das die oben genannten Expertenschätzungen dem Ziel am nächsten kommen. Oft werden diese Varianten, innerhalb eines Projektes, kombiniert.