Die Planung der Termine gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Projektplanung, da die zeitlich aufeinander abgestimmten Einzeltätigkeiten überschaubar und kontrollierbar zusammengefasst sind. Genau wie die Erstellung des Projektstrukturplanes ist auch der Aufbau des Terminplans nur in einzelnen kleinen Schritten möglich. Die Terminplanung ist eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters. Sie dient dazu, eine optimale Zeitliche Abstimmung der Tätigkeiten verschiedener Personen zu ermöglichen. Der Terminplan legt fest, wann und von wem welche Arbeitsergebnisse vorgelegt werden müssen. Auf Basis des Projektablaufplanes und unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten werden die Termine zur Fertigstellung von Teilprojekten und Arbeitspaketen festgelegt. Dabei ist zu berücksichtigen das die Aufwandsschätzungen in der frühen Projektphase sich im weiteren verlauf noch erheblich ändern können. Hier ist die Planung mit Zeitreserven meist vorteilhaft.

Bei der Terminplanung werden zwei Ansätze unterschieden, die abhängig von dem Inhalt des Projektauftrages zu beachten sind

1. Progressive Terminierung (Vorwärts Terminierung)

Bei diesem Ansatz wird, ausgehend vom Projektstarttermin, vorwärts in die Zukunft terminiert. Jeder Vorgang (Arbeitspaket) beginnt so früh wie möglich. Als Ergebnis der progressiven Terminierung erhält man den frühest möglichen Endtermin des Projekts. Ein Vorteil der Vorwärts Terminierung ist, das einzelne Vorgänge im Rahmen ihrer Pufferzeit in die Zukunft verschoben werden können, ohne den Endtermin des Projekts zu gefährden.

2. Retrograde Terminierung (Rückwärts Terminierung)

Bei diesem Ansatz wird, ausgehend vom Projektendtermin, rückwärts in die Gegenwart gerechnet. Jeder Vorgang beginnt so spät wie möglich. Als Ergebnis der retrograden Terminierung erhält man den spätest möglichen Anfangstermin des Projekts. Die Rückwärts Terminierung wird in der Praxis häufiger angewendet, da der Endtermin eines Projekts oft vom Management vorgegeben wird. Von diese Termin wird dann rückwärts in die Gegenwart gerechnet. Bei dieser Rechnung kommt es nicht selten vor, das der Projektstarttermin in der Vergangenheit liegen müsste. Nun sind entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Zum Beispiel kann die Anzahl der Projektmitarbeiter erhöht werden oder der Zeitbedarf einzelner Vorgänge wird geprüft und wenn möglich gekürzt. Auch eine parallele Abarbeitung der Vorgänge kann die Projekt-Durchlaufzeit verkürzen. Ein Nachteil der retrograden Terminierung ist, das die Vorgänge nicht mehr weiter in die Zukunft geschoben werden können, das sie bereits zum spätest möglichen Starttermin geplant sind.

Um eine Terminplanung durchführen zu können sind folgende Informationen als Basis der Planung von Nöten:

1. Katalog aller Vorgänge

Ein Vorgang ist ein Zeit erforderndes Geschehen mit festgelegtem Beginn und Ende. Ein Vorgang besitzt somit immer eine Zeitliche Ausdehnung. Dieser Katalog muss alle zu berücksichtigende Vorgänge des Projektes oder Teilprojektes beinhalten. Diese Information stellt der Projektstrukturplan bereit.

2. Abhängigkeitsstruktur der Vorgänge

Jeder Vorgang eines Projektes ist abhängig von anderen Vorgängern oder ist selber Voraussetzung anderer Vorgänge. Diese Informationen sind im Projektablaufplan enthalten.

3. Zeitbedarf für jeden Vorgang

Die wahrscheinliche Bearbeitungsdauer eines jeden Vorgangs. Durch die Planung des Zeitaufwandes wurden der Zeitbedarf eines jeden Vorgangs ermittelt.