Initiierungsprozessgruppe
Projektinitiierung
Die Projektinitiierung ist die Phase der Anerkennung, das es ein neues Projekt gibt. Sie erfolgt, wenn ein Einzelner oder eine Gruppe erkennt, das ein Projekt nötig ist. Die Projektinitiierung ist nicht immer ein klarer Prozess, sie umfasst aber häufig die Definition allgemeiner und spezifischer Projektziele und die Entwicklung eines Projektauftrages. Dabei wird häufig auf Informationen aus ähnlichen, bereits abgeschlossenen, Projekte zurück gegriffen. Diese Informationen können unter anderem die Dokumentation getroffener Entscheidungen, Leistungsberichte oder das Endergebnis eines abgeschlossenen Projektes sein. Archivierte Berichte eines abgeschlossenen Projekte sind eine gute Informationsquelle in der Projektinitiierung. Anhand dieser Berichte können Bezugspunkte für das aktuelle Projekt gefunden oder Lösungen für Probleme übernommen werden.
Die Initiierung von Projekten besteht aus:
- Autorisierung des Projekts:Bei der Auswahl von Projekten werden spezifische Kriterien angewandt. Dabei handelt es sich oft um qualitative, quantitative, objektive oder subjektive Kriterien. Auch kommen diverse Kosten-Nutzen Analysen zum Einsatz. Projekte können aufgrund unterschiedliche Gründen Autorisiert werden:
- Aufgrund des Bedarfs: Projekte werden initiiert weil sich z.B. die Gesetzgebung oder der Markt verändert hat.
- Aufgrund interne Unternehmensentwicklungen: Es müssen neue Technologien ein- oder umgesetzt werden.
- Aufgrund betrieblicher Notwendigkeit: Kunde hat bedarf oder Geschäftsführung wünsch dieses Projekt.
- Methoden zur Projektauswahl: Methoden zur Projektauswahl können in zwei Kategorien unterteilt werden:
- Methoden zur Nutzenmessung: Zu diesen Methoden gehören Kosten-/Nutzen-Modelle, Peer Reviews und verschiedene Bewertungsmodelle.
- Eingeschrängte Optimierungsmethoden: Hier kommen Entscheidungsbäume, Forced Choise-Modelle und die Logical-Framework Analysis zum Einsatz.
- Bestimmung der Projektaufgaben: Nach Auswahl eines Projekts müssen die durchzuführenden Aufgaben bzw. der Zweck eines Projekts bestimmt werden. Die durchzuführenden Aufgaben müssen sich am Ziel des Projekts orientieren. Die Konzentration auf das Ergebnis dient der Definition der Projektgrenzen. Eine Projektaufgabe beinhaltet immer eine Beschreibung der Aufgabe sowie einen Bezug auf ein konkretes Produkt oder eine Dienstleistung.
- Beschreibung des Arbeitsergebnisses: Sie ermöglicht die Bestimmung von Kosten, Zeitplan und Ressourcen und hilft bei der Bestimmungen der Produkt- oder Dienstleistungsmerkmale des Projekts. Sie ermöglicht dem Projektteam das begreifen seines Ziels und dient der Entwicklung eines Projektauftrags.
- Erstellen des Projektauftrag: Der Projektauftrag dient der formellen Anerkennung eines Projekts. Der Auftrag enthält eine allgemeine Definition der Projektziele, bei welchen es sich um quantifizierbare Kriterien handelt, durch die die Projektfertigstellung angegeben wird. Der Projektauftrag wird von einer einzelnen Person oder Ausschüssen unterzeichnet, die Beschreibung des Projekts hingegen muss von allen Beteiligten unterzeichnet werden, die das Projekt aktiv Unterstützen.
Planungsprozessgruppe
Planung des Projektumfangs
In der Planung-Phase wird eine Beschreibung des Projektumfangs erstellt.
Definition des Projektumfangs
In der Definition des Projektumfangs werden die Projekt-Aufgaben in kleine Einheiten aufgeteilt.
Ausführungsprozessgruppe
Überprüfung des Projektumfangs
In der Überprüfung-Phase wird der Projektumfang formell bestätigt.
Steuerungsprozessgruppe
Steuerung von Änderungen am Projektumfang
Die Aufgabe dieser Phase ist das bestimmen und verwalten von Änderungen am Projektumfang.