“Eine Aufwandsschätzung ist vielfach die optimistische Vorhersage, deren Eintrittswahrscheinlichkeit größer null ist.” [Zitat: Tom de Marco]

Die Planung des Zeitaufwandes in der Projektplanung ist eines der schwierigsten Aufgaben, denn es muss in einer sehr frühen Projektphase eine Schätzung der Bearbeitungszeiten vorgenommen werden, oft ohne das Details der eigentlichen Aufgabe bekannt sind. Häufig wird der Zeitliche Aufwand unterschätzt da die Aufgaben zu ungenau beschrieben sind oder die Reibungsverluste durch Kommunikation, Abstimmung und Koordination nicht berücksichtigt werden.

Von einem Projektkoordinator wird erwartet, das er mit seiner zeitlichen Abschätzung des Aufwandes eine Punktlandung hinlegt. Die praktische Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass dem häufig nicht so ist. Der Projektkoordinator sollte seinem Auftraggeber immer deutlich machen, dass die in einem frühen Stadium abgegebenen Zeitaufwendung nicht absolut verbindlich sind. Die Aufwandsschätzung ist während der Projektrealisierung ständig zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen.

Eine Schätzung des Zeitaufwandes sollte immer von Experten vorgenommen werden:

1. Expertenschätzung durch eine Person

Bei dieser Variante gibt ein Projektmitarbeiter oder der Projektleiter, aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung, eine Aufwandsschätzung ab. Diese Schätzung ist die einfachste und billigste Variante. Der Nachteil dieser Variante ist, dass die Qualität der Schätzung alleine von einer Person, ihrem Know-how und etwas Glück anhängt. Sie führt nicht selten zu massiven Fehleinschätzungen.

2. Delphi-Befragung

Bei der Delphi-Befragung handelt es sich um eine Form der Mehrfachbefragung. In zwei oder mehr Fragerunden werden mehrere Experten gebeten Ihre Aufwandsschätzung und Begründung schriftlich und anonym abzugeben. Somit nähert man sich einem Zeitlichen Aufwand. Der Vorteil dieser Variante ist das man mehrere Expertenmeinungen einholt und das durch die Anonymität der Befragten kein Gruppenzwang entsteht oder sich eine Dominate Person durchsetzen kann. Ein Nachteil ist der größere Zeitaufwand, der gerade bei kleinen Projekten gerechtfertigt werden muss. Die ergibt sich aus der aktuellen Projektsituation.

3. Expertenschätzung durch mehrere Personen (Schätzklausur)

Wie in der Delphi-Befragung werden mehrere Experten gebeten Ihre Aufwandsschätzung und Begründung schriftlich abzugeben. Diese Informationen werden dann in der Gruppe geteilt und jeder Experte hat dann die Möglichkeit seine Aufwandsschätzung noch einmal zu überdenken und gegebenenfalls zu korrigieren. Dies geschieht solange bis man zu einem einheitlichen Schätzergebnis kommt. Diese Variante wird auch als Schätzklausur bezeichnet. Der Vorteil dieser Variante ist ein qualifiziertes Schätzergebnis, da es mehrfach mit verschiedenen Experten abgestimmt worden ist. Ein Nachteil kann sein das bei der  Diskussion der Experten die dominantere Person seine Argumente durchsetzt, diese aber nicht unbedingt die richtigen sein müssen. Da im Gegensatz zur Einzelschätzung mehrere Personen beteiligt sind, ist diese Variante meist genauer.

Die Schwierigkeit den Projektaufwand zu schätzen hat zur Entwicklung unterschiedlichster Schätzmethoden geführt. Allerdings kann keine von Ihnen im Ergebnis voll befriedigen. In der Praxis hat sich gezeigt das die oben genannten Expertenschätzungen dem Ziel am nächsten kommen. Oft werden diese Varianten, innerhalb eines Projektes, kombiniert.