Uwe Köster

Es ist oft Praxis das zum Beginn der Planung eines Projekts viel zu detailliert geplant wird. Oft werden Ergebnisse und Lösungen bis ins kleinste Detail ausgearbeitet. Dies führt aber meist schon kurz nach dem Beginn der Projektarbeiten zur Enttäuschung des Planers, da sich viele Aspekte der Planung zur Projektlaufzeit ändern und eine Aktualisierung der Planung sehr aufwändig wird.

Der erfahrene Projektleiter oder -mitarbeiter geht deshalb systematisch, Schritt für Schritt vom Groben ins Detail an die Problemlösung heran. Diese Schritte werden im Projektmanagement auch Phasen genannt. Die systematische Vorgehensweise beruht auf den Grundsätzen des französischen Philosophen René Descartes (1596 – 1650) und ist als Cartesische Grundsätze bekannt .

Strukturieren in Phasen

Je nach Größe und Komplexität kann ein Projekt eine unterschiedlich lange Laufzeit haben. Dennoch haben alles Projekte einen bestimmten Lebensweg  gemein. Im Volksmund wird der Lebensweg eines Projekts auch als „Lebenszyklus“ bezeichnet, dieser Begriff ist aber fachlich gesehen falsch. Das Wort „Lebenszyklus“ beschreibt einen immer wieder kehrenden Prozess, was im Widerspruch mit der Definition eines Projektes steht: „Projekte sind zeitlich befristet und ein einmaliges Vorhaben“. Dennoch wird dieser Begriff im Projektgeschäft häufig verwendet, da sich ein Projekt an das nächste reit und man somit von einem Zyklus sprechen kann.

Die Grundbausteine eines Projekts werden als Phasen bezeichnet. Die Phasen dienen zur Überführung von komplexer und langwierigen Vorgänge in überschaubare, sachlich getrennte Abschnitte, die einfach zu überschauen und zu analysieren sind. Die sachliche Trennung wird meist in einem Meilenstein definiert.

Merkmale des klassischen Phasenmodells:

• Bei der Erreichung eines Zwischenergebnisses kann mit dem Bearbeiten der nächsten Phase begonnen werden.
• Eine Phase wird nach der anderen bearbeitet.

1. Definitionsphase

Auftraggeber und Projektleiter formulieren die Ziele des Projekts. Es folgt eine erste Grobplanung und darauf basierend eine Prüfung auf Durchführbarkeit. Anschließend wird geprüft ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich abgewickelt werden kann, bevor das Budget zur Verfügung gestellt wird (grobe Budgetplanung). Das Ergebnis der Definitionsphase ist der fertige, mit allen Beteiligten abgestimmte Projektauftrag. Dieser regelt verbindlich Aufgaben, Umfang der finanziellen Mittel und Fertigstellungstermin.

2. Planungsphase

In der Planungsphase werden die einzelnen Tätigkeiten sowie die Reihenfolge ihrer Durchführung fixiert. Das Ergebnis ist die Basis für die Durchführung der Realisierungsphase.

3. Realisierungsphase

Die Realisierungsphase hat die Umsetzung und Dokumentation der in der Planungsphase Erarbeiteten Inhalte zur Aufgabe. Der Projektfortschritt und die Erreichung der Meilensteine werden ständig vom Projektleiter kontrolliert. Kommt es zu Abweichungen müssen diese vom Projektleiter gesteuert werden.

4. Abschlussphase

In dieser Phase wird die Projektdokumentation aktualisiert (oder erstellt) und die Projektergebnisse werden vom Auftraggeber abgenommen.

Komplexe Projekte

Für komplexe Projekte reichen die 4 Phasen des klassischen Phasenmodells meist nicht aus. Ein komplexes Projekt kann zum Beispiel eine Anwendungsentwicklung (Software- oder Datenverarbeitungs-Projekt) sein. In der Anwendungsentwicklung sind viele unterschiedliche Stellen in einem Unternehmen betroffen. Die Fachleute, IT-Mitarbeiter, Softwareentwickler und evtl. externe Berater müssen zu einem Bestimmten Zeitpunkt in richtiger Art und Weise zusammenarbeiten. Aufgrund ihrer Komplexität und der Neuartigkeit ihrer Aufgabenstellung kann die Anwendungsentwicklung sehr aufwendig sein. Daher wird das klassische Phasenmodell in weitere kleinere Phasen unterteilt. Diese Vorgehensweise hat zum Vorteil, das sich die Komplexität des Projekts verringert. Es entstehen überschaubare Teilphasen, die in einer Zeitlich logischen Reihenfolge gegliedert sind. Diese Teilphasen kann man leicht Überblicken, und bei Abweichungen oder Komplikationen frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.