Uwe Köster

Für kleine und einfache Projekte reicht meist eine tabellarische Übersicht der Termine aus. Die Vorgänge (Arbeitspakete) werden in der Abarbeitung mit den Anfangs- und Endterminen sowie den jeweiligen Verantwortlichen aufgeführt. Die erste Spalte enthält das Kürzel oder die eindeutige Nummer des Arbeitspaketes, dann kommt der für die Durchführung Verantwortliche Mitarbeiter und zum Schluss der Start- und Endtermin. Oft wird vor dem Termin Spalten auch noch die geschätzte Dauer eingetragen. Wird an den Wochenenden nicht gearbeitet verschiebt sich der Endtermin der Vorgänge um die entsprechende Zeit.

Beispiel einer tabellarischen Übersicht:

Die Planung der Termine gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Projektplanung, da die zeitlich aufeinander abgestimmten Einzeltätigkeiten überschaubar und kontrollierbar zusammengefasst sind. Genau wie die Erstellung des Projektstrukturplanes ist auch der Aufbau des Terminplans nur in einzelnen kleinen Schritten möglich. Die Terminplanung ist eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters. Sie dient dazu, eine optimale Zeitliche Abstimmung der Tätigkeiten verschiedener Personen zu ermöglichen. Der Terminplan legt fest, wann und von wem welche Arbeitsergebnisse vorgelegt werden müssen. Auf Basis des Projektablaufplanes und unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten werden die Termine zur Fertigstellung von Teilprojekten und Arbeitspaketen festgelegt. Dabei ist zu berücksichtigen das die Aufwandsschätzungen in der frühen Projektphase sich im weiteren verlauf noch erheblich ändern können. Hier ist die Planung mit Zeitreserven meist vorteilhaft.

Bei der Terminplanung werden zwei Ansätze unterschieden, die abhängig von dem Inhalt des Projektauftrages zu beachten sind weiter lesen…

Bei der Kapazitätsplanung werden die für die Lösung des Projekts erforderlichen Ressourcen auf die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter, Maschinen und Anlagen aufgeteilt. Dabei wird festgelegt, wie viele Personal und Betriebsmittel für die Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete benötigt werden.

Im Rahmen der Kapazitätsplanung erfolgt:

• eine Personalplanung und -zuordnung
• die Bereitstellung von Räumlichkeiten
• die Ausstattung der Arbeitsplätze mit Hard- und Software.

Primäres Ziel ist die namentliche und quantitative Zuordnung der Ressourcen, während im zweiten Schritt die Harmonisierung der Ressourcen erfolgt. Dies bedeutet das die Mitarbeiter im Projektverlauf so eingesetzt werden, das Personal-Engpässe eben sowenig entstehen wie Leerlaufzeiten des Personals.

Zunächst sollte der tatsächliche Bedarf an Personal im Projektverlauf festgestellt werden. Die Grundlage dafür bietet der Projektablaufplan.

Beispiel einer Darstellung von Mehr- und Mindestbedarf:

Die Übersicht von Mehr- und Mindestbedarf bietet den Vorteil, dass frühzeitig mögliche Personal-Engpässe sowie Leerlaufzeiten erkannt werden können. In der Beispieldarstellung kann man erkennen das es in der KW02 zu einem Leerlauf , und in KW04 zu einem Engpass einer Person kommen könnte. Dieses herangehen erlaubt es bereits in einer frühen Projektphase Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die identifizierten Engpässe oder Leerlaufzeiten sollten mittels der Terminplanung abgeglichen werden, denn Leerlaufzeiten schaden der Motivation der Mitarbeiter und Engpässe gefährden den Endtermin des Projekts. Nur im äußersten Notfall sollte der Projektablaufplan verändert werden. Abreiten die eigentlich parallel abgearbeitet werden sollten könnten auch seriell abgearbeitet werden. Dies gefährdet aber mit hoher Wahrscheinlichkeit den Endtermin des Projekts.

Zur Kapazitätsplanung gehört auch das Beschaffen von Räumlichkeiten und die angemessene Ausstattung der Arbeitsplätze für alle zugeordneten Personen des Projekts. Als Ergebnis der Kapazitätsplanung liegt eine Übersicht aller zur Abarbeitung des Projekts nötigen Kapazitäten zu geplanten Terminen während der Projektlaufzeit vor.

„Eine Aufwandsschätzung ist vielfach die optimistische Vorhersage, deren Eintrittswahrscheinlichkeit größer null ist.“ [Zitat: Tom de Marco]

Die Planung des Zeitaufwandes in der Projektplanung ist eines der schwierigsten Aufgaben, denn es muss in einer sehr frühen Projektphase eine Schätzung der Bearbeitungszeiten vorgenommen werden, oft ohne das Details der eigentlichen Aufgabe bekannt sind. Häufig wird der Zeitliche Aufwand unterschätzt da die Aufgaben zu ungenau beschrieben sind oder die Reibungsverluste durch Kommunikation, Abstimmung und Koordination nicht berücksichtigt werden.

Von einem Projektkoordinator wird erwartet, das er mit seiner zeitlichen Abschätzung des Aufwandes eine Punktlandung hinlegt. Die praktische Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass dem häufig nicht so ist. Der Projektkoordinator sollte seinem Auftraggeber immer deutlich machen, dass die in einem frühen Stadium abgegebenen Zeitaufwendung nicht absolut verbindlich sind. Die Aufwandsschätzung ist während der Projektrealisierung ständig zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen.

Eine Schätzung des Zeitaufwandes sollte immer von Experten vorgenommen werden: weiter lesen…

Nachdem im Projektstrukturplan (PSP) festgelegt worden ist, welche Arbeiten zu erledigen sind, wird im Projektablaufplan festgelegt, in welcher sinnvollen Reihenfolge diese Arbeiten erbracht werden. Dabei ist zu beachten das die einzelnen Tätigkeiten eventuell Abhängigkeiten aufgrund der Arbeitsergebnisse haben. Außerdem muss geprüft werden, welche Arbeiten zeitgleich (parallel) ausgeführt werden können um die Projekt Durchlaufzeit zu verkürzen.

Schritte zur Erstellung eines Projektablaufplans:

1. Festlegen der Reihenfolge, in der die Arbeitspakete ausgeführt werden
2. Prüfen, ob Arbeitspakete parallel bearbeitet werden können
3. Beachten das Arbeitspakete möglicherweise feste Fertigstellungstermine haben

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Nach dem Prinzip der Cartesischen Grundsätze („vom Groben ins Detail“) wird zunächst ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt. Dieser hat das Ziel das Projekt in viele kleine Stücke zu zerlegen und zu strukturieren. Auf der Basis des Projektstrukturplans wird anschließend der Projektablaufplan erstellt.

Projektstrukturplan (PSP)

Die Zerlegung eines Projekt in viele kleine Stücke wird als Strukturieren bezeichnet. Ziel der Strukturierung ist es, dass eine möglichst vollständige Liste aller zu erledigen Aufgaben entsteht. Hier darf man nicht vergessen das Projektmanagement selbst mit in den Projektstrukturplan aufzunehmen. Wenn dies nicht geschieht, kann es passieren, das der Auftraggeber die Arbeitsbelastung der Projektmanagers unterschätzt und sich über den zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand wundert, der durch das Projektmanagement entsteht. Bei größeren Projekten ist es sinnvoll dieses in Teilprojekte zu zerlegen, und anschließend die  zu erledigen Aufgaben den Teilprojekten zu zuordnen. Eine Aufgabe wird im Projektmanagement auch Aktivität genannt. Sie hat als Arbeitsergebnis meist einen Gegenstand, ein Dokument oder eine erbrachte Dienstleistung.

Klar definierte Aktivitäten enthalten ein messbares Ergebnis, welches erst die Projektsteuerung ermöglicht.

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Es ist oft Praxis das zum Beginn der Planung eines Projekts viel zu detailliert geplant wird. Oft werden Ergebnisse und Lösungen bis ins kleinste Detail ausgearbeitet. Dies führt aber meist schon kurz nach dem Beginn der Projektarbeiten zur Enttäuschung des Planers, da sich viele Aspekte der Planung zur Projektlaufzeit ändern und eine Aktualisierung der Planung sehr aufwändig wird.

Der erfahrene Projektleiter oder -mitarbeiter geht deshalb systematisch, Schritt für Schritt vom Groben ins Detail an die Problemlösung heran. Diese Schritte werden im Projektmanagement auch Phasen genannt. Die systematische Vorgehensweise beruht auf den Grundsätzen des französischen Philosophen René Descartes (1596 – 1650) und ist als Cartesische Grundsätze bekannt . weiter lesen…

„Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum“ [Zitat: Albert Einstein]

Bei der Planung handelt es sich um die Vorbereitung künftiger Schritte und Vorgehensweisen. Planung entwickelt im allgemeinen Vorschläge für zukünftige Entscheidungen. Sie setzt in jedem Fall Vorstellungsvermögen und Phantasie voraus.

Planen heißt, das zukünftige Handeln im Projekt zu durchdenken, um mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das Ziel zu erreichen. weiter lesen…