Nach dem Prinzip der Cartesischen Grundsätze (“vom Groben ins Detail”) wird zunächst ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt. Dieser hat das Ziel das Projekt in viele kleine Stücke zu zerlegen und zu strukturieren. Auf der Basis des Projektstrukturplans wird anschließend der Projektablaufplan erstellt.

Projektstrukturplan (PSP)

Die Zerlegung eines Projekt in viele kleine Stücke wird als Strukturieren bezeichnet. Ziel der Strukturierung ist es, dass eine möglichst vollständige Liste aller zu erledigen Aufgaben entsteht. Hier darf man nicht vergessen das Projektmanagement selbst mit in den Projektstrukturplan aufzunehmen. Wenn dies nicht geschieht, kann es passieren, das der Auftraggeber die Arbeitsbelastung der Projektmanagers unterschätzt und sich über den zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand wundert, der durch das Projektmanagement entsteht. Bei größeren Projekten ist es sinnvoll dieses in Teilprojekte zu zerlegen, und anschließend die  zu erledigen Aufgaben den Teilprojekten zu zuordnen. Eine Aufgabe wird im Projektmanagement auch Aktivität genannt. Sie hat als Arbeitsergebnis meist einen Gegenstand, ein Dokument oder eine erbrachte Dienstleistung.

Klar definierte Aktivitäten enthalten ein messbares Ergebnis, welches erst die Projektsteuerung ermöglicht.

1. Zerlegung eines Projekts in sinnvolle Teilaufgaben:

  • Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben bis hin zu Arbeitspaketen. Ein Arbeitspaket ist der kleinste Teil in einem Projektstrukturplan und kann nicht weiter unterteilt werden.
  • Zuordnen jedes Arbeitspakets zu einer Person oder organisatorischen Einheit
  • Beschreiben des Arbeitspakete: Aufgabenstellung, erwartete Ergebnisse, Ansprechpartner, Termine, erwartete Aufwände, vorgesehene ausführende Personen

2. Alle Aktivitäten werden geordnet und in einem Plan zusammengeführt

Ist der Projektplan erstellt, kann er durch drei Fragen auf Vollständigkeit und Durchführbarkeit überprüft werden:

  1. Ist jedes Arbeitspaket in Bezug auf die zu erbringende Leistung, die Termine und die Kosten eindeutig festgeschrieben?
  2. Führt die Abarbeitung der Arbeitspakete zur Lösung der Projektaufgabe?
  3. Kann jedes Arbeitspaket einer Person oder einer organisatorischen Einheit zugeordnet werden?

Wenn diese drei Fragen positiv beantwortet werden können ist der Projektstrukturplan vollständig. Nun kann der Projektablaufplan erstellt werden.

Beispiel eines Projektstrukturplans (PSP):

ProjektStrukturplan